【時短術】ビジネスメールはチャットGPTで作成しよう

本記事では、そんなお悩みを解決します。

1日に平均どれくらいメール作成に時間を使っているか知ってますか？

日本ビジネスメール協会のデータによると、1日約90分使っているそうです。

チャットGPTを活用すれば、間違いなくメール作成に使う時間を削減できるので、ぜひ最後まで読んでくださいね。

チャットGPTでビジネスメールを作るメリットデメリット

チャットGPTでビジネスメールを作るメリット

最大のメリットは「時間短縮になる」です。

一般社団法人、日本ビジネスメール協会の「ビジネスメール実態調査2023」によると、

といったデータが出ています。

ざっくり、1通書く時間（6分）×1日の平均送信（15通）＝1日90分メール作成に時間を使っていることになります。

メールを読む時間もあるので、多い人では1日の半分をメールの時間に費やしているかもしれません。

チャットGPTでビジネスメールを作るデメリット

デメリットは3つ。

特に、1は注意。個人情報や会社の機密情報は絶対入力しちゃダメですよ！

では、具体的に作り方を紹介していきます。

チャットGPTでビジネスメールを作る7パターン

日常でよく使う7パターンを、指示文（プロンプト）付きで紹介します。

詳しく解説していきます。

チャットGPTでお礼メールを作る

お礼メールを作るプロンプトはこちら。

○○のお礼メールを作成してください

チャットGPTに商談のお礼メールを依頼した結果。

個人情報などを入れない程度に具体的に入力すると、回答精度が高くなりますよ。

チャットGPTで謝罪メールを作る

謝罪メールを作るプロンプトはこちら。

○○の謝罪メールを作成してください

チャットGPTに納期遅延の謝罪メールを依頼した結果。

チャットGPTで依頼メールを作る

依頼メールを作るプロンプトはこちら。

○○の依頼メールを作成してください

チャットGPTにお見積りの依頼メールを依頼した結果。

数量や希望納期を修正するだけで、そのまま使えますね。

チャットGPTで催促メールを作る

催促メールを作るプロンプトはこちら。

○○の催促メールを作成してください

チャットGPTに返事の催促メールを依頼した結果。

書きづらいことも、一旦チャットGPTに作ってもらって修正すれば時短になりますよ。

チャットGPTで日程調整メールを作る

日程調整メールを作るプロンプトはこちら。

○○の日程調整メールを作成してください

チャットGPTに打ち合わせの日程調整メールを依頼した結果。

候補日を修正すればそのまま使えそうですね！

チャットGPTで初めての挨拶メールを作る

初めての挨拶メールを作るプロンプトはこちら。

○○の挨拶メールを作成してください

チャットGPTに新しく担当になった挨拶メールを依頼した結果。

季節の挨拶メールや新年の挨拶メールも簡単に作れますよ！

チャットGPTで返信メールを作る

返信メールを作るプロンプトはこちら。

○○の返信メールを作成してください

チャットGPTに請求書を受け取った時の返信メールを依頼した結果。

以上がよく使う7パターンの紹介でした。

チャットGPTを活用するのは、文章の生成だけではありません。

文章の校正、添削もできるのでやり方を解説していきます。

チャットGPTでビジネスメールの校正もできる

冒頭でも紹介した、一般社団法人、日本ビジネスメール協会の「ビジネスメール実態調査2023」によると、メールの失敗第一位は「誤字や脱字」です。

チャットGPTを使えば、簡単にメールの校正ができます。

「次の文章の校正をお願いします。」と添えて、校正して欲しい文章を貼り付ければOK。

この時も、個人情報や会社の機密情報を入力しないように注意。

こんな感じで一瞬で校正してれます。

メールの一番多い失敗を防げるので、ぜひ活用してください。

まとめ

今回はチャットGPTでビジネスメールを作成する方法を紹介しました。

うまく活用すれば、間違いなくメールに使っていた時間を減らすことができます。

このブログでは、他にもチャットGPTの活用法やプロンプトについて解説しています。

合わせて読んでくださいね。

最後までお読みいただき、ありがとうございました。